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Directindustry:那些年,外貿路上犯的錯

時間:2016-08-17 16:48     點擊:

我們現在一談到外貿就談技巧談套路,談一些高大上的東西,然而很多時候,砸死客戶的不是技術這塊石頭,而是我們自己的不上心。

我們的成長來源于不斷的學習,也有很重要的一部分是來自從錯誤和失敗中汲取的教訓。如果不把它當一回事,你只會一錯再錯。

外貿中一個單子的做成是由許多環節組成的:從一開始的尋找客戶,找到客戶后持續的跟蹤客戶,客戶有意向下單子,談判,簽訂合同,安排工廠生產,貨物裝運,報關,相關單據的制作,收余款,退稅,客戶收到貨后的后續跟蹤。這些環節中,每一個都需要自己用心、仔細的去對待,不能有一絲一毫的馬虎。細節決定成敗,雖不至于很致命,但是也是會讓你心有余悸,不敢再放肆。

下邊就寫一下自己曾經犯過的錯誤,有時是因為忽略細節,有時是因為粗心大意,有時是因為搞不清情況等等,雖然都沒有造成很大的損失,但是也是讓自己冷汗直冒。相信大家在自己的外貿工作中,也會多多少少的犯過錯誤。希望大家都能寫出來,作為彼此的警戒,以免自己犯類似的錯誤,共同進步。

(一)信用證上犯過的錯誤:

工作后的第一個單子,是做的信用證。因為訂艙時爆倉了,訂好的船期晚于信用證的最遲裝運期了,就給客戶寫郵件讓客戶修改信用證,延長最遲裝運期??蛻粢泊饝?。拿到修改通知后,自己也粗略的看了一下,客戶的確已經把最遲裝運期延長了,然后就把修改通知收好了。

就是這樣自己犯了一個很大的失誤,因為不管是收到信用證正本,還是修改通知,一定要把所有的內容都看完的。

貨發出后,做好所有單據準備交單之前,自己又重新檢查一遍所有單據是否跟信用證一致。結果發現修改通知上,客戶不光把最遲裝運期修改了,還把要求快遞裝運單據復印件的地址修改了。

  1. 信用證要求所有裝運單據做好以后,給客戶快遞一份復印件,而且快遞的收據也要作為議付單據交給銀行的;
  2. 客戶換辦公室了,所以快遞單據的地址也相應的更改了。

結果自己當時后背冷汗直冒,這可咋辦,第二天就要交單議付了,而且現在已經是晚上了。怕客戶因為這個不符點拒付,所以自己只能立刻馬上給客戶打電話說明這個情況,客戶還是很通情達理的,告訴我只管交單議付就OK了。

后續,順利的收回貨款??蛻翥y行也因為這個快遞單據扣了不符點的費用,不是因為地址寫錯了,是因為快遞單據上邊的字跡不清楚。

通過這個事情,告訴自己在以后的工作中,一定要仔細,不能粗心大意。而且在碰到問題的時候,一定要及時跟客戶溝通,要不然最后損失的只能是自己。

【這是最常發生的錯誤,有的信用證改單會出個改單通知,即多少號信用證的某某項修改成什么,但是大多數信用證是直接給修改后的傳真本,很多人犯過這種錯誤,根本不看其他項,想當然覺得跟客戶要求改什么客戶就改了什么,有時候客戶會因為延期做些調整,他會直接將這些條款順便改掉?!?/p>

(二)貨物規格上犯過的錯誤:

這個錯誤是最近的一個單子發生的。當時已經跟客戶簽訂好合同了。但是后來客戶又發了一封郵件:每個鋼卷的卷重控制在2-3噸。當時自己看到后,就記在心里了,也沒有再在合同上規格要求那一欄加上這一點。

后來就忙著采購原材料,安排車間生產了。當時客戶要我把生產時的照片,包裝的照片,生產時的視頻發給他。生產完以后,我就順帶著把貨物的重量明細也給客戶了。

結果問題來了,發過去以后,客戶電話就過來了:Marty,我不是要求你卷重控制在2-3噸嗎?怎么現在都是5噸的了?當時我還沒有反應過來,只在那沾沾自喜這次貨的包裝很漂亮。反應過來后一身的汗啊。因為客戶的設備只能承受2-3噸的重量。

自己又趕緊安排把5噸的卷分成兩個。這就是額外的費用了,算下來這個單子少賺了差不多一半的錢。要是給客戶就這樣發過去了,損失的就有可能是客戶了。

所以我認為跟客戶簽訂合同的時候,一定要把規格跟客戶確認后。后續客戶有更改的也一定要在合同上備注上,安排生產的時候一定不要忘記。我的這個產品是噸位的問題,有可能其他的產品就是包裝尺寸,數量等等的問題,一定要是十二萬分的小心。

【在給客戶的檔案中,每一單分開做文件夾,這樣同一單里涉及的每一次修改都記錄下來。產品細節包裝很多時候都會反復變,尤其遇到商品又特別雜的,若不做好這樣的檔案,全靠腦袋去記,是記不住的,好記性不如爛筆頭嘛!另外一定是歸檔記錄,別覺得我郵件里寫著呢,談成一單單子,你不一定會重翻一遍所有涉及的郵件,何況還有郵件丟失的可能?!?/p>

(三)忽視貨物尺寸與集裝箱尺寸的錯誤:

這是自己做外貿的第二個單子??蛻粲喠?50噸,6個20尺柜子,一個柜子25噸。當時自己跟貨代訂艙位的時候就是訂了6個,結果當時因為沒有考慮貨物尺寸,也來問題了。

貨物生產出來后,噸位沒有問題的,149噸,卷重是4噸左右。當時計劃一個柜子6個鋼卷正好。結果裝柜子前一天,貨代給我講6個卷裝不下了。卷長0.914米,6個鋼卷就是5.484米,但是鋼卷之間有縫隙,肯定是超過5.898米了。

因為貨已經生產完了,卷數沒法更改了。只能跟客戶商量增加一個柜子,客戶同意了,但是不承擔多一個柜子的海運費了(做的FOB貿易方式)。而且自己這邊也要承擔港上的雜費。這個單子算下來,基本上是不賺不賠了。

這以后自己不僅要注意噸位,還要更多的注意貨物尺寸,是否能裝的進去集裝箱。我想大部分產品都是需要注意尺寸問題的。

附:集裝箱尺寸
規格 長×寬×高(米) 配貨毛重(噸) 體積(m3)
# 20GP
內:5.898×2.352×2.385 17.5 33.1(正常裝28方)
外:6.058×2.438×2.591
# 40GP
內:12.032×2.352×2.385 22 67.5(正常裝56方)
外:12.192×2.438×2.591
# 40HQ(高柜)
內:12.032×2.352×2.69 22 76.2(正常裝68方)
外:12.192×2.438×2.896

【這確實是業務常見問題,有些老業務也是的,很多時候為了多裝點貨,總是高估了箱體的承載量,把體積算的死死的,巴不得連只螞蟻爬的空隙都不留。怎么可能呢?再好的裝貨師傅也做不到啊。預算的時候多留些空間,尤其有托盤的或者貨物比較雜,箱柜多種多樣的。箱規種類比較多的時候 40GP 只能算到54/55個方,而高柜只能裝到66個方左右,各種產品不一樣。多問幾個老業務,看看他們平時大概算多少?!?/p>

(四)付款方式犯過的錯誤:

那個單子的付款方式做的是30%預付款,70%信用證。從課本等等許多地方知道這個付款方式還是比較安全,自己就放心的跟客戶簽訂合同了。

當時客戶30%預付款順利的付過來了,就安排車間開始生產了。按照正常,客戶預付款過來后,就要把信用證也開過來。當時客戶說等貨生產完以后,就會及時開過來。自己想的是反正預付款已經打了,客戶不會不要貨的。

貨物順利的生產完,給客戶郵件讓客戶開立信用證,以便我們這邊安排訂艙出貨,然后交單議付。但是結果客戶一拖再拖,一直沒有開立過來。我也多次郵件電話催促客戶,就是沒有消息。后來從別的同事那得知,客戶的市場跌落的很厲害,如果貨發過去,客戶只能是損失慘重。這就是他一直不開信用證的原因。

最后的結果是,差不多5個月后,客戶的市場行情好一點了,才把信用證開立過來。但是我們是損失慘重了,不過客戶后來又陸續有單子過來,彌補了這次的損失。

這個事后考慮到:如果收到預付款后,就要求客戶把信用證開立過來,就不會有這樣的問題了。當時就是因為自己過分相信相信客戶,才造成損失的。

所以以后對于付款方式一定要做到:充分考慮到各種風險,把自己的風險減小到最小。當然也不是說讓客戶承擔更多的風險。最重要的是對雙方都要公平公正。這次也讓給自己感覺到,信用證也不是最安全的啊 。

【一單做成除了風險控制意識,很多時候靠的是合作雙方的互信關系。即便是30%前TT,發貨前付清余款,客戶不要了,你能咋辦?你貨物的利潤不可能有70%的啊。有很多老板會跟你說,只要貨權還在我們手中,就安全些。那是自我安慰。有時候重新拆包,補缺再包裝的費用也不只3成。何況遇到定制的貨就更麻煩了。其實時刻關注客戶市場動態是很重要的,就像之前所說的跟進客人中,對客人背景研究的那一套一定不能松懈,隨時關注客人的動態,客人市場的動態,也就能更好的把握住風險?!?/p>

(五)因為傭金犯過的錯誤:

有一個烏干達的客戶,已經做過一單了。因為有質量問題,到中國出差的時候就來到公司要索賠。但是自己堅持讓客戶再下一個單子,到時把價格降下來(其實如果真下新單子,價格是咋樣你懂的),算作對客戶的賠償。但是客戶不同意,堅持要求賠償后再說。雙方一再的僵持沒有結果,因為客戶要趕飛機,就先送客戶去機場了。

在去機場的路上,突然想到:客戶這么堅持是不是想要傭金???因為以前有過給客戶傭金,單子做的很順利的情況。所以當時就給客戶說,自己這邊可以給多少多少傭金,賠償的事情就在新單子里把價格降下一部分。結果當時,客戶的臉色就不好看了,也直接拒絕了,到機場后招呼也沒有打就走了。自己還很納悶,這是咋回事呢?

后來把這個事情給我一個同事講了,我同事給我講,你這可能是犯了一個大錯誤啊。有一些客戶是因為在公司打工,做采購,這樣的客戶要傭金屬于比較正常的。但是如果客戶本身就是公司的老板,擁有人,你再說給傭金那不是砸客戶啊。這一說,自己明白過來了,這個客戶可能就是這樣的。

因為自己提傭金的事情,也因為自己沒有給客戶把索賠解決好,后來再跟這個客戶聯系就再也聯系不上了?;诓辉摦敵醢?。這以后跟客戶交流談單子的事情,自己基本上不大開口提傭金的事情,等真正弄懂客戶的身份后,再談論傭金。

【這就是沒有充分研究客戶的問題,這個工作是要在一開始就做的。在某些地區,譬如中東,公司是由所有人的姓或者名來命名的,這點可以多注意些?!?/p>

(六)處理單據時犯過的錯誤:

這個是自己剛開始工作的時候,幫助經理制作箱單,發票,原產地證等等的單據時犯下的錯誤。

當時經理有兩個單子,讓我幫她制作用來退稅的箱單,發票等,還有國稅局需要填寫的一些表格等。因為是兩個單子,就把所有的單據亂七八糟的堆在辦公桌上,結果就是因為亂,自己犯了一個大錯誤。在填寫買方A公司的單據的時候,把B公司的名字給寫上了。當時經理也沒有發現,就交到財務了。后來過了半個月,財務把所有單據退回來了,說信息填錯了。雖然重新修改過來了,但是給公司的造成的損失是,退稅又要晚兩個多月才給退回來。

這個事情給自己的教訓就是,自己的辦公桌一定要整理的利利索索的;制作重要單據的時候,一定要多仔細檢查兩遍。特別是碰到有兩個,三個單子要處理的時候,就更要仔細了。做A單子的時候,就把B單子的單據放一邊,專心做A單子,千萬不能兩個混著去處理,這樣就很容易出現錯誤,而且自己還輕易發現不了。

因為自己的辦公桌亂,自己還犯過一個錯誤:

那個單子做的付款方式是信用證,信用證要求提供原產地證,貨生產完后順利的去把原產地證做出來了。 當時自己是把原產地證順手放在了辦公桌上,沒有好好的收拾起來,就因為沒收拾好,自己在無意當中犯了錯誤了。

交單議付的時候,銀行的工作人員翻看第二頁原產地證的時候直接給我說,這原產地證怎么畫成這樣了。我看一下怎么那么多筆跡呀,就是復寫紙復寫的那種筆跡。我當時也是懵了,這是咋搞的,交單議付那邊銀行不會因為這個拒付吧。工作人員給我講應該沒有問題的,就把第一頁和最后第三頁交單了,第三頁筆跡輕一點的。

自己也想起來,當時辦公桌亂,原產地證也放上邊。當時有客戶詢價,就直接墊著原產地證算價格了。因為當時自己不知道原產地證三份有復寫的功能,就給復寫上了。如果當時自己好好的把原產地證放在文件夾里,就不會有這樣的錯誤了。后來客戶銀行也付錢過來了,沒有扣不符的費用。這個還是比較萬幸的。所以自己的辦公桌一定要收拾干干凈凈的。重要的單據也一定要好好的收拾好。

【工作環境的整潔有序至關重要,不僅能帶來舒暢清爽的感覺,也能避免凌亂造成的錯誤。日本人的辦公桌所有跟工作無關的東西都不準放在上面,包括水杯。這還只是兩個單子,有的公司單證人員一個人要同時處理幾十個單據,小編看到他們都是將每一個單據放一個文件夾中,就是那種透明塑料殼的,當他們處理的時候也是一個一個有序的放開,哪怕同時處理多個,因為有文件夾隔著也看清來很有序。

當然除了單據,平時就整理好自己的文件和辦公桌,所有的東西排排序也就不至于這么亂了,這是要求好習慣養成?!?/p>

這些都是自己能想到的比較嚴重的錯誤,還有一些大大小小的錯誤,自己一時想不起來了,后邊會慢慢的寫出來。寫的有點亂,希望大家不要介意。

大家也可以把自己曾經犯過的錯誤,都接龍的寫出來,相互借鑒,相互學習,避免自己犯類似的錯誤,共同進步。

 

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